Als receptioniste wil je zorgen voor een warme, persoonlijke ontvangst. Zodat klanten zich écht welkom en gezien voelen. Maar er zijn ook een aantal dingen die je daarbij beter niet kunt doen. Vandaag delen we er 5 met je.  

1. ‘Ik weet het niet’ – zeggen

Als klanten naar je toe komen met een vraag, is het geen slimme zet om te antwoorden met ‘ik weet het niet’. Kijk, natuurlijk kun je als receptioniste niet álles weten. Jij bent ook maar een mens. Maar ‘ik weet het niet’ komt niet professioneel over. Zeker niet als je het daarbij laat.

Zeg in plaats daarvan iets als: ik ga het voor u opzoeken, ik vraag het aan een collega, of: ik zoek het voor u uit en dan kom ik er zo op terug. Op die manier laat je zien dat je het juiste antwoord voor een klant wilt vinden en voelen klanten zich gezien en gewaardeerd. Jij doet moeite om uit te zoeken wat ze graag willen weten!

2. Kauwgum kauwen 

Kauwgum kauwen wordt vaak gezien als onbeleefd en dat past uiteraard niet bij het warme welkom dat je als receptioniste geeft. Het komt een tikje onprofessioneel over en zeker als de neiging hebt om demonstratief te kauwen, kan het afleidend zijn voor je gesprekspartner. 

Laat daarom die kauwgum in je tas en steek ‘m in je mond zodra je in de auto zit of naar huis fietst. Bang dat je adem niet fris is? Een smintje na de lunch doet wonderen!

Overigens geldt dit niet alleen voor kauwgum: sowieso wordt eten achter de receptioniste als onbeleefd en niet gastvrij gezien. Het maakt ook niet zo’n verpletterende indruk als jij eerst je mond leeg moet eten voordat je een klant te woord kunt staan. Als je trek hebt, loop dan naar een andere ruimte om iets te eten. 

3. Appen met je vrienden achter de receptie

Oei, het is zó verleidelijk: even dat ene appje beantwoorden als het toch rustig is achter de receptie. Maar doe het niet. Je zult zien dat nét op dat moment een klant binnenkomt. Die echt meteen doorheeft dat jij met privézaken bezig bent zodra je je telefoon moet wegleggen. 

Ook ben je sneller afgeleid van je werk als je met je telefoon bezig bent. Je zou maar net dat ene cijfertje verkeerd invoeren omdat er net een appje binnenkwam en de meeting staat gepland op de verkeerde dag. Berg daarom je telefoon op tot in de pauze en focus je op de telefoon aan de receptie. Vaak heb je het daar al druk genoeg mee!

4. Een rommelig bureau

Wat zou je er zelf van vinden als je een restaurant binnen komt waar de borden opgestapeld staan en de vieze glazen nog op de bar? Je denkt vast: nou, die hebben het niet helemaal onder controle vanavond. Zo ziet het er voor een klant ook uit wanneer de receptie rommelig is: losse papieren, overal pennen en lege kopjes koffie of flesjes water die overal en nergens staan. Het maakt geen georganiseerde indruk.

Zorg er daarom voor dat de receptie er altijd netjes en opgeruimd uitziet. Berg spullen meteen op zodra je ze niet meer nodig hebt en houd een goede organisatie van mappen, papieren en documenten bij. Op die manier maakt het bedrijf – en jij! – een opgewekte, opgeruimde en georganiseerde eerste indruk. 

Weten wat je vooral wél moet doen? Dit zijn 5 onmisbare skills als receptioniste

5. Niet lachen

Als wij onze receptionisten vragen hoe zij voor een warm ontvangst zorgen, staat dit met stip op één: lachen. Klanten waarderen het enorm als ze met een grote glimlach ontvangen worden. Dat is persoonlijk, klanten voelen zich meteen welkom én op hun gemak. Jouw lach kan letterlijk iemands dag maken. Of die belangrijke afspraak net iets minder spannend laten voelen.

Hou je daarom niet in en lach naar iedere klant. Je zult zien dat je daar heel vaak een fijne reactie op terugkrijgt.