Wat maakt een receptioniste nou tot een goede receptioniste? Hij/zij moet vriendelijk zijn en sociaal, goed georganiseerd, representatief, een goede telefoonstem hebben, technisch, snel kunnen schakelen, prioriteiten stellen … Kortom, it’s a hell of a job. Heb jij het in je? Vandaag zetten we 5 onmisbare skills voor je op een rij die iedere receptionist moet hebben. 

De 5 vaardigheden die iedere receptionist(e) moet hebben: 

• sociaal & vriendelijk zijn 
• talent voor organiseren
• uitblinken in communicatie
• technische kennis hebben
• representatief zijn 

      1. Receptionisten zijn sociaal & vriendelijk

Receptionisten zijn sociaal en vriendelijk. Altijd. En hier ligt de kunst van het vak. Want niet iedere gast komt even blij binnen en dat is niet jouw schuld. Toch staan ze geërgerd en ongeduldig aan de balie, terwijl de telefoon rinkelt, en nog twee mensen in de wachtrij staan en er een groep op je staat te wachten die begeleid moet worden naar de vergaderzaal. En dan nu? 

Dit is misschien wel het grootste talent van de receptionist. Want hij of zij blijft altijd vriendelijk, geduldig en hulpvaardig. Je mag duidelijk zijn, uiteraard. Maar dat weet je zo te brengen dat iedereen zich op zijn gemak voelt en niet aangevallen. Alleen op die manier hou je tevreden klanten, en dat is precies de kern van jouw baan want jij bent het visitekaartje. 

          2. Talent voor organiseren

Wat krijgt prioriteit? Is dat de groep mensen die al even op je staan te wachten, de ongeduldige gast die per se zijn zegje wil doen of al die mensen aan de telefoon? Hier komt je organisatietalent om de hoek kijken. 

En buiten dat je met mensen om moet kunnen gaan, zijn er ook nog de administratieve taken die georganiseerd moeten worden en die vergadering met internationale gasten of de bezoekersregistratie die op orde moet zijn op ieder moment van de dag. 

Kortom, jij weet precies hoe je de receptie op orde moet houden met organisatieskills. 

          3. Uitblinken in communicatie 

Goede communicatie begint met actief luisteren. En dat begint met een open lichaamshouding, goede vragen stellen, degene bij zijn naam aanspreken, eventueel notities maken als dit gepast is. Hier zijn nog een paar tips: 

• maak oogcontact
• blijf altijd positief
• luister meer dan dat je praat

Wanneer iemand actief luistert, dan voelt je gesprekspartner zich op zijn gemak en durft hij zich open te stellen. Dit is allemaal onderdeel van dat warme welkom waar de receptioniste om bekend staat. En dat warme welkom zorgt dat mensen terugkomen, en weer terugkomen. 

De meeste mensen luisteren niet met de achterliggende gedachten om te begrijpen, ze luisteren met de intentie om te antwoorden. — Stephen Covey 

          4. Technische kennis 

Baliemedewerkers hadden altijd al te maken met een telefooncentrale, een bezoekersregistratiesysteem, zaken als MS Office of een ander pakket en talloze administratieve taken, maar tegenwoordig komt daar ook nog AI bij kijken. 

Denk aan een digitaal systeem dat de toegangscontrole vlot laat verlopen, de bezoekersregistratie automatiseert en inkomende post, pakketten en leveringen ontvangt en bewaart. 

Dit vervangt niet de receptionist met zijn uitnodigende lach, maar zorgt voor automatisering van repetitieve zaken. Hierdoor kan jij je richten op het opbouwen van relaties met belangrijke klanten en het bieden van persoonlijke service aan gasten. Toch is het zaak dat je ook hiermee leert omgaan en de nieuwste trends op het gebied van kunstmatige intelligentie begrijpt. 

          5. Representatief 

Een vlek op je stropdas, je haar in coupe-storm of je zit uitgebreid kauwgom te kauwen achter de balie. Dit kan natuurlijk niet. Een receptionist is Chief First Impressions en ziet er op en top uit. 

Je uiterlijk is gepast, netjes en schoon. Je lichaamstaal is vriendelijk en uitnodigend. En je Nederlands (of andere taal) correct en beleefd. Want ook met je uiterlijk stel je mensen op hun gemak en geef je die hartelijke ontvangst. 

Hoe word ik receptionist? 

Heb je ambities om dit mooie vak in te gaan of wil je jezelf verbeteren in je skills? Dan kun je deze stappen volgen: 

Opleiding: er zijn verschillende instituten die opleidingen tot receptioniste bieden, denk aan Schoevers of Fabius. Tijdens deze deeltijdopleidingen leer je alle ins en outs van het vak. 

Aanvullende cursussen: als je ambieert om in een bepaalde sector te werken, zoals bijvoorbeeld een ziekenhuis, dan kan het raadzaam zijn om aanvullende cursussen te doen die aansluiten bij deze sector. Dit staat goed op je cv en maakt je werk een stuk makkelijker. 

Ervaring: ervaring begint met je eerste baan. Het zal misschien niet gelijk je droombaan zijn maar wel een opstap naar die perfecte job. Schrijf je in op Receptioniste.nl en wij begeleiden je naar dat prachtige cv waar je baas op zit te wachten. 

Ik heb al jaren ervaring. Hoe kan ik mij verbeteren? 

Heb je al veel ervaring? Dan kan de receptietraining van Receptioniste.nl ook een goede voor jou zijn. Veel van onze deelnemers hebben al jaren ervaring en zijn dolenthousiast na deze dag. Je kan ook van tevoren aangeven waar jij graag begeleiding bij wilt en samen met acteurs en de trainster ga je dan aan de slag.