Waar kun je in het nieuwe jaar op inspelen als bedrijf en als receptioniste? Welke ontwikkelingen worden belangrijk en hoe kun jij de receptie écht het visitekaartje van het bedrijf maken? In deze blog delen wij de 5 grootste trends voor achter de receptie in 2025.
1. Inzetten van Artificial Intelligence (AI)
Dit is een trend die al langer gaande is maar in 2025 wederom veel invloed heeft achter de receptie: het inzetten van Artificial Intelligence (AI). Je ziet bijvoorbeeld al dat veel bedrijven kiezen voor het digitaal aanmelden (via een zuil of kiosk) dan dit handmatig aan de receptie te doen.
Als bedrijf is het zaak om in 2025 na te denken hoe je AI slim kunt inzetten zónder het persoonlijke contact achter de receptie te verliezen. Wanneer je AI op de juiste manier inzet, kun je het gebruiken om processen te optimaliseren zodat receptionistes zich bezig kunnen houden met wat echt belangrijk is: op een gastvrije manier klanten helpen.
Je kunt denken aan:
- Badges geautomatiseerd uitgeven voor bezoekers
- Digitaal aanmelden bij een aanmeldzuil of via een iPad
- QR codes waarmee bezoekers gegevens kunnen doorgeven
- AI-robot die een aantal standaard vragen kan beantwoorden
Leestip: Receptionist vs. Robot: de impact van AI en automatisering achter de receptie
2. Persoonlijk contact en service
Waar je ziet dat AI een trend is, is het tegenovergestelde dat ook: persoonlijk contact blijft een belangrijke factor achter de receptie in 2025. Waar mensen bijna dagelijks afrekenen bij een zelfscankassa en bij de klantenservice geholpen worden door een chatbot, zitten klanten juist te wachten op persoonlijk contact en échte gastvrijheid.
In 2025 komt dat vooral van de receptionistes en hun eigen inbreng. Wanneer de juiste mensen op de juiste plek zitten, is de receptie een echt visitekaartje. Met een warm welkom, een glimlach, een praatje of even meelopen naar de afspraak.
Daarnaast gaat persoonlijk contact in 2025 ook om persoonlijke service. Spreek klanten aan bij naam en houdt persoonlijke voorkeuren bij (of laat dit door AI doen). Hoe speciaal is het als klanten bij binnenkomst al bij naam worden aangesproken, ze zonder vragen de juiste kop koffie (melk, geen suiker) ingeschonken krijgen en in de vergaderruimte zitten waar zij zich fijn voelen?
Weten hoe je altijd een warm welkom geeft? Lees het hier
3. Duurzaamheid
Ook in 2025 blijft duurzaamheid een trend. Eentje waar je ook achter de receptie rekening mee wilt houden. Denk bijvoorbeeld aan:
- Vervangen van wegwerpkoffiebekers voor herbruikbare
- Gebruiken van duurzame materialen in de wachtruimte
- Vervangen van oude verlichting voor led-lampen
- Papierloos aanmeldproces
- Plastic badges zoveel mogelijk hergebruiken (of vervangen voor een duurzamere optie)
- Duurzaam inkopen (zodat zo weinig mogelijk afval of overige spullen hebt)
- Lunches met lokale producten
4. Data gedreven optimaliseren
Ook in de receptie en ontvangst wordt meer en meer gekeken naar data. Hoelang moeten klanten gemiddeld wachten voor ze geholpen worden? Hoelang duurt het gehele aanmeldproces? Is daarin genoeg tijd voor persoonlijk contact als een klant daar behoefte aan heeft? Welke vragen spelen er vaak? Kunnen we daar vooraf al op inspelen?
Worden vergaderruimtes optimaal benut of kunnen bepaalde ruimtes ook voor een ander doel gebruikt worden? Worden leveringen gecombineerd en op efficiënte tijden afgeleverd?
Door het inzetten van AI en technologie kun je processen makkelijk timen en tracken, waardoor je snel ziet waar het efficiënter kan. Betrek hier ook de receptionistes in: zij kunnen uit de eerste hand vertellen waar ze veel tijd aan kwijt zijn of wat er minder soepel loopt én met praktische oplossingen komen.
Leestip: dit is wat we bij receptioniste.nl doen op het gebied van werkgeluk
5. Méér dan een ontvangstruimte
Een receptie en de receptionistes zijn het visitekaartje van het bedrijf, meer dan ooit in 2025. Het is dé plek om een goede eerste indruk te maken en de toon te zetten voor de kennismaking met het bedrijf.
Dit jaar staat klantbeleving meer centraal dan ooit. Je wilt dat jouw klanten meteen een prettig gevoel hebben wanneer zij binnenkomen. Dat zit in dingen als:
- Hoe ziet de receptie eruit? Stralen we onze bedrijfskernwaarden uit?
- Straalt de ruimte een warm welkom uit qua temperatuur, verlichting, aankleding
- Hebben de receptionistes genoeg tijd om hun werkzaamheden uit te voeren en klanten persoonlijk welkom te heten?
- Is de wachtruimte uitnodigend om te zitten?
Daarnaast is het ook belangrijk dat de receptionistes hun werk op een fijne manier kunnen uitvoeren. Zet daarom in 2025 in op werkplezier en goede werkomstandigheden voor jouw personeel. Dit zorgt voor blije receptionistes en tevreden klanten.
Wil jij in 2025 jouw receptie verder professionaliseren en nieuwe (tijdelijke) medewerkers aannemen of flexwerkers inzetten?
Neem vrijblijvend contact met ons op en wij kijken mee naar wat er nodig is in jouw bedrijf.
Daarnaast denken we niet alleen mee over de inzet van receptionistes, maar ook over de aankleding en indeling van jouw receptie.