De eerste indruk maakt het verschil: zeker wanneer je als receptioniste werkt. Daarom is het belangrijk om klanten altijd een warm welkom te geven. Zodat niet alleen de afspraak ze bijblijft, maar ook hoe fijn de ontvangst binnen het bedrijf was. Daar kun jij als receptioniste voor zorgen. Hoe? Wij geven de 7 beste tips voor een warm welkom.
- Sta op als een klant binnenkomt
- Kijk iemand in de ogen
- Maak een praatje
- Benader een klant persoonlijk
- Laat een klant niet aan z’n lot over
- Zorg dat de receptie netjes is
- Zet je eigen talenten in
Sta op als een klant binnenkomt
Opstaan zodra een klant binnenkomt: het is een van de makkelijkste manieren om een klant vanaf het eerste moment zich welkom te laten voelen. Wanneer je opstaat, voelt de klant zich gezien en het brengt jou in een geweldige positie om iemand te begroeten met een grote glimlach. Win-win, toch?
Kijk iemand in de ogen
Soms vinden we het spannend om direct oogcontact te maken, maar dit is een goede manier om connectie te maken met degene die binnenloopt. Doordat je oogcontact maakt, zorg je er letterlijk voor dat de klant zich gezien voelt en laat je weten dat iemand jouw volle aandacht heeft. Je bent niet afgeleid of met een half oog naar je scherm of telefoon aan het kijken: jij heet iemand écht welkom.
Maak een praatje
Je hoeft natuurlijk geen heel gesprek te voeren, maar een praatje maken met klanten zorgt ervoor dat zij zich op hun gemak voelen. Misschien is het voor iemand een spannende afspraak of komt diegene voor het eerst bij jullie bedrijf. Maar ook als het niét spannend is, vinden veel mensen het niet fijn als er een doodse stilte valt.
Geen idee waar je over moet praten? Een complimentje geven kan altijd. Je kunt ook vragen of iemand een goede reis heeft gehad of van ver moest komen. Al is het maar iets kleins, wanneer je interesse toont zal een klant zich snel welkom voelen.
Benader een klant persoonlijk
Als je weet hoe een klant heet, geef je diegene een welkom gevoel wanneer je hem/haar/hen bij de naam aanspreekt. Heb je geen idee hoe iemand heet? Ook als je weet waarvoor iemand komt (een afspraak met X of een meeting bij Y) kun je dat benoemen. Op die manier voelen klanten zich geen nummer en geef je ze een persoonlijke benadering.
Laat een klant niet aan z'n lot over
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar na het welkom heten is de ‘ontvangst’ nog niet over. Zorg er als receptioniste voor dat je klanten een beetje in de gaten houdt zolang ze nog niet opgehaald zijn door hun afspraak. Loop met ze mee naar de wachtruimte, bied iets te drinken aan en laat eventueel zien waar ze naar het toilet kunnen of hun jas kunnen ophangen.
Leestip: Zo word je een goede receptioniste: 5 onmisbare skills
Zorg ervoor dat de receptie netjes is
Dat ene koffiekopje hier, een stapel papieren daar: het maakt geen geweldige eerste indruk als de receptie niet opgeruimd is. Het ziet er een beetje ongeorganiseerd uit en zo wil je natuurlijk niet overkomen. Je moet je werk kunnen doen, maar zorg ervoor dat de receptie zo opgeruimd mogelijk is. Zo zien bezoekers jouw vrolijke ontvangst als ze binnenkomen en worden ze niet afgeleid door allerlei losse items op de receptie.
Zet je eigen talenten in
We hebben allemaal iets wat ons onderscheidend maakt. De ene collega is goed in het maken van een grapje om het ijs te breken, terwijl een ander iemand op z’n gemak laat voelen door een warme glimlach. Wat het ook is waar jij in uitblinkt: zet het in achter de receptie. Klanten voelen het meteen als iets vanuit jou komt en zullen je persoonlijke benadering enorm waarderen!
Denk je nu: dit klinkt precies als een baan voor mij? Solliciteer bij ons als receptioniste! Als je jouw sollicitatie hebt opgestuurd en je bent geschikt, neemt een van onze recruiters contact met je op voor een persoonlijk gesprek. Ben je een match? Dan kun jij op korte termijn jouw talenten inzetten en klanten een warm welkom heten achter de receptie!