Even snel een berichtje sturen of een mailtje checken: je hebt je telefoon zo gepakt als je achter de receptie werkt. Maar is dat wel de bedoeling? Hoe hoort het eigenlijk: het gebruiken van je smartphone als receptioniste? In deze blog delen wij de mobiele etiquette achter de receptie.

Als receptioniste ben je een groot deel van de dag bezig met de telefoon: je belt met klanten, leveranciers en collega’s. In sommige bedrijven is dit een vaste telefoon, maar er zijn ook recepties waar receptionistes met smartphones werken. Kortom: mobiele telefoons zijn niet meer weg te denken van de werkvloer.

Daardoor ontstaat een grijs gebied: in veel bedrijven is het in principe niet de bedoeling dat je jouw (privé) smartphone tijdens het werk gebruikt, maar het wordt vaak (oogluikend) toegestaan. Zeker wanneer werknemers geen aparte werktelefoon hebben, is het heel verleidelijk om óók het appje van je beste vriendin te beantwoorden na het sturen van een mail naar een klant. 

Zakelijke etiquette

Maar hoe hoort het nou eigenlijk? De zakelijke etiquette is simpel: géén (privé) mobiele telefoon op de werkvloer. Dat betekent dat jouw smartphone in je tas blijft of in de la van je bureau tijdens werktijd. In de pauzes kun je jouw telefoon tevoorschijn halen en jouw berichten checken.

Ook schrijft de zakelijke etiquette voor dat telefoons op stil staan wanneer je ze meeneemt naar werk. Wanneer jouw telefoon de hele tijd ligt te piepen in je tas, is dat afleidend voor je collega’s en de klanten die je helpt.

Ook lezen: deze 5 dingen kun je beter niet doen als receptioniste

Visitekaartje van het bedrijf

Zeker in de hospitalitysector als restaurants, hotels en ook achter de receptie is deze zakelijke etiquette relevant. Als receptioniste ben jij het visitekaartje van het bedrijf. Jij maakt de eerste indruk. Wanneer een klant binnenkomt en een receptioniste ziet scrollen op haar telefoon, komt dat niet professioneel over.

Als klant voel jij je daardoor minder gezien en minder welkom. ‘Scrollende’ receptionisten kunnen het imago van het bedrijf negatief beïnvloeden. Denk maar eens na: wanneer jij een vraag hebt en je alleen een medewerker kunt vinden die op haar telefoon zit te appen, voel je niet erg gezien of welkom.

Weten hoe je altijd een warm welkom geeft achter de receptie? Je leest het hier

Rustige momenten

Maar mag je dan ook op rustige momenten niet even je telefoon erbij pakken? Dat verschilt per bedrijf en is aan jouw leidinggevende om te bepalen.

In sommige bedrijven is telefoongebruik alleen toegestaan in de pauzes, bij andere mag er op heel rustige momenten wel een privé appje verstuurd worden zolang de klanten maar écht welkom geheten worden en het geen negatieve invloed heeft op jouw werk.

Afleiding

Waar je als receptioniste wel rekening mee moet houden, is dat scrollen op je smartphone toch afleidend is. Jij zit met je hoofd ergens anders en hoort misschien de vraag van je collega niet goed of mist een mailtje waar spoed achter zit.

Ook al denk je dat je gefocust bent, smartphones zijn ervoor gemaakt om je af te leiden. Met alle notifcaties en het algoritme dat je tóch weer een grappige video laat zien blijf je doorscrollen en ben je met je gedachten ergens anders.

Leestip: Gebruik deze 5 technieken om actief te luisteren als receptioniste

Noodgevallen en uitzonderingen?

Natuurlijk zijn er ook uitzonderingen op deze zakelijke etiquette. Verwacht je een belangrijk telefoontje dat je moet opnemen? Bespreek met je leidinggevende (en eventueel met je collega’s) dat je die dag het geluid van je telefoon aanhoudt.

Loop weg van de receptie wanneer je de telefoon opneemt en zoek een rustige plek om je gesprek te voeren. Op die manier kun jij op een professionele manier toch je privégesprek aannemen.

Tips voor bedrijven

Weet jij als leidinggevende soms niet goed wat je met de (privé)telefoons achter de receptie aan moet? Deze 3 tips helpen je op weg:

• Leg het vast: heb jij een protocol opgesteld rondom het privégebruik voor jouw personeel? Wanneer je dit hebt vastgesteld, is het voor alle collega’s duidelijk welke regels er in het bedrijf gelden rondom privételefoongebruik. Op die manier ontstaan er geen discussies.
   
• Zakelijke telefoon: merk je dat jouw medewerkers toch vaak hun mobiele telefoon nodig hebben? Overweeg om zakelijke telefoons aan te schaffen. Hiermee kun je privé en werk beter scheiden en dat zorgt er ook voor dat jouw medewerkers niet geconfronteerd worden met zakelijke berichten buiten werktijd.
   
• Geef zelf het goede voorbeeld: goed voorbeeld doet goed volgen. Zorg er als leidinggevende voor dat jij zelf ook niet privé aan het scrollen bent of appjes beantwoord tijdens een vergadering. Wanneer jij het signaal afgeeft dat dit oké is, zal jouw personeel dit automatisch overnemen.

Wat vind jij: een appje sturen moet kunnen of geen telefoons achter de receptie?