De telefoon rinkelt, er komt een klant binnenlopen én je was net bezig met het beantwoorden van een e-mail aan een leverancier. Soms doe je als receptioniste honderd dingen tegelijk. Maar hoe kun je nou op een goede manier multitasken zonder dat je te veel stress ervaart?
In dit artikel delen we 5 tips.
Multitasken achter de receptie
Multitasken staat bekend als iets dat je juist niét moet doen op de werkvloer. Het kan ervoor zorgen dat je focus verliest, details over het hoofd ziet en minder scherp bent. Maar waar andere medewerkers van het bedrijf misschien met focusuren werken en even niet bereikbaar kunnen zijn, is dat voor een receptioniste natuurlijk geen optie.
Jouw werk kenmerkt zich juist door een klant die binnenwandelt of de telefoon die onverwacht rinkelt. En ja: dan moet je soms wél even multitasken. Deze tips zorgen ervoor dat je daar als receptioniste op een goede manier mee om kunt gaan:
-
Maak een prioriteitenlijstje
-
Opgeruimde receptie = opgeruimd hoofd
-
Combineer taken
-
Schakel collega’s in
-
Neem regelmatig pauze
1. Maak een prioriteitenlijstje
Ontvangst van klanten staat natuurlijk met stip op één en het beantwoorden van de telefoon ook. Maar buiten dat heb je als receptioniste nog 101 andere taken. Maak voordat je begint aan je werkdag een overzicht met wat er vandaag moet gebeuren: die ene belangrijke e-mail, het bestellen van nieuwe kantoorartikelen of het checken van de vergaderlunch voor morgen.
Kijk kritisch naar deze lijst: zijn er dingen die doorgeschoven kunnen worden? Wat moet er als eerste af? Maak op die manier een prioriteitenlijstje voor overzicht en rust in je hoofd.
Hulp nodig met prioriteiten stellen? Lees dit artikel vol met tips.
2. Opgeruimde receptie = opgeruimd hoofd
Je bent aan het bellen en ziet ineens een belangrijke brief liggen. Daardoor dwalen je gedachten af en hoor je niet precies met wie je de klant nu moest doorverbinden. Je bent afgeleid! Wanneer het achter de receptie een zooitje is, wordt het ook eerder chaos in je hoofd.
Door je bureau en de receptie opgeruimd te houden, heb je minder afleiding om je heen en kun je je focussen op de taak waar je mee bezig bent.
3. Combineer taken
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar combineer taken die goed samengaan. Moet je naar een andere afdeling om klant te brengen? Neem meteen het document mee wat je aan een collega moest geven of check of er nog iets aangevuld moet worden op die verdieping.
Ook het combineren van dezelfde taken werkt goed om focus te behouden. Moet je meerdere e-mails versturen? Verstuur deze allemaal achter elkaar. Op die manier hoeft je brein niet steeds van taken te switchen en is het makkelijker om scherp te blijven.
4. Schakel collega's in
Soms moet je een taak écht met volle focus uitvoeren en is het onhandig als je op dat moment óók de telefoon moet opnemen. Geef dit aan bij je collega’s en vraag of zij voor deze periode de klanten te woord willen staan. Op die manier creëer jij een halfuurtje voor jezelf om focustaken uit te voeren.
Je kunt dit daarna omwisselen met je collega. Doe dit wel op een rustiger moment van de dag, zodat jullie op de piekmomenten samen kunnen werken.
Leestip: 5 onmisbare skills voor een receptioniste
5. Neem regelmatig pauze
Als je het druk hebt, lijkt het een slecht idee om pauzes in te lassen. Maar dat is juist het beste wat je voor jezelf kunt doen om je concentratie terug te krijgen.
Sta even op, loop een rondje (het liefst buiten), pak wat te drinken en haal vooral ook even diep adem. Na een korte pauze werk je dat het helderder in je hoofd is en jij er weer tegenaan kunt. Herinner ook je collega’s eraan om regelmatig pauzes te nemen!
Weten of je goed kunt multitasken? Doe de test in deze video: