Als receptioniste werk je veel samen: met jouw directe collega’s achter de receptie, maar ook met verschillende afdelingen binnen het bedrijf. Daarom ben jij niet alleen het visitekaartje en het warme welkom, maar kun je ook een verbindende factor zijn in het bedrijf. In deze blog delen we 5 manieren waarop jij als receptioniste een echte teamspeler kunt zijn. 

Samenwerken is in vrijwel iedere functie belangrijk. Door een goede samenwerking kunnen problemen sneller opgelost worden en kun je effectiever werken. Als receptioniste is samenwerken misschien nog wel extra van belang, omdat jij een brug vormt tussen afdelingen, klanten en bezoekers.

Jij weet precies wie er binnenkomt, wanneer er belangrijke afspraken of vergaderingen gepland staan en wanneer leveringen binnenkomen. Jij bent de ogen en oren van het bedrijf en jij bent dan ook de aangewezen persoon om collega’s op de hoogte te houden.

Daarom delen we 5 manieren om een echte teamplayer te zijn als receptioniste:

1. Communiceer helder

Vergadering verschoven? De betrokkenen weten het al door een duidelijke mail van jou. Afspraak te laat? Jij hangt al aan de telefoon om jouw collega te informeren. Als receptioniste kun jij het verschil maken met je communicatie binnen het team. Zorg er daarom voor dat jouw communicatie duidelijk, helder en to the point is.

Een tip voor goede communicatie? Zelf duidelijk en rustig spreken. Twijfel je of iemand jou goed begrepen heeft? Een simpele manier om dit te checken is vragen of diegene kort wil herhalen wat je hebt gezegd of hebt afgesproken. Een andere sleutel tot goede communicatie is goed luisteren naar anderen. Wat bedoelt een collega echt? Door goed te luisteren kun je inspelen op de behoeften van jouw collega’s. 

Wil je weten hoe je ook met lichaamstaal goed kunt communiceren? Lees hier alles over non-verbale communicatie als receptioniste

2. Leer het bedrijf en je collega’s kennen

Als receptioniste zie jij niet alleen klanten iedere dag binnen lopen, maar ook je collega’s druppelen in de ochtend één voor één binnen. Maak eens een praatje! Vraag hoe het gaat of waar iemand op dit moment aan werkt. Op die manier leer je niet alleen je collega’s beter kennen, je krijgt ook meer inzicht in het bedrijf en de dagelijkse werkzaamheden van andere afdelingen.

Even kletsen is gezellig én goed voor de teambuilding. Door je collega’s persoonlijk te leren kennen maak je de lijntjes korter en weet je beter waar andere afdelingen behoefte aan hebben. Moet er iets geregeld worden bij de catering? Jij weet wie je daarvoor moet bellen. Komt er een mail binnen zonder duidelijk onderwerp? Jij weet al over welk project het gaat. Door je bedrijf en collega’s te leren kennen, kun jij beter inspelen op de behoeften én beter samenwerken.

3. Neem initatief

Zijn er bepaalde klusjes die al maanden liggen? Projecten waar jij veel vanaf weet of zie je nieuwe kansen voor het bedrijf? Bied je hulp aan! Door proactief mee te denken en initiatief te nemen laat je zien dat je betrokken bent bij het bedrijf en het team.

Vraag aan de manager van die ene afdeling of je bij een project kunt helpen of biedt spontaan je hulp aan wanneer een van jouw directe collega’s het druk heeft met een project. Misschien kun jij wat telefoontjes overnemen, zodat diegene een uur met focus iets af kan maken.

4. Wees betrouwbaar

Een van de belangrijkste skills van een goede samenwerker? Betrouwbaarheid. Zeg jij dat je iets op een bepaalde dag af hebt? Zorg dat het zo is. Beloof je iemand een e-mail meteen door te sturen zodra deze binnenkomt? Doe dat ook. En als iets niet lukt, communiceer dit dan op tijd met je collega’s zodat zij weten wat ze kunnen verwachten.

Door te doen wat je zegt, ben jij een betrouwbare factor binnen het team. Collega’s weten wat ze aan jou hebben. Daardoor kunnen ze met een gerust hart taken aan jou toevertrouwen.

Leestip: deze 5 dingen kun je beter niet doen als receptioniste

5. Stel je open

Samenwerken doe je vaak met mensen die allemaal een andere manier van werken of communiceren hebben. Sta daarom open voor verschillende werkstijlen van je collega’s. Wanneer iemand iets op een andere manier doet dan jij, kan dat juist een moment zijn om van te leren. Probeer open te staan andere manieren en meningen, zodat er geen conflict ontstaat tijdens het samenwerken.

Sta ook open voor feedback van collega’s. Van een samenwerking kun je onwijs veel leren. Vraag ook actief feedback: op die manier kom je erachter hoe mensen jouw rol en inbreng zien tijdens een project. Enorm waardevolle kennis voor jouw professionele carrière!

Weten welke skills je nog meer kunt ontwikkelen en waar recruiters op letten? Kijk de onderstaande video voor tips: