Een goedlopende receptie is cruciaal voor jouw bedrijf: daarom wil je de bezetting zo optimaal mogelijk regelen. Zodat op drukke momenten jouw klanten niet staan te wachten en receptionistes op een rustig moment andere waardevolle taken kunnen oppakken. In deze blog 5 tips hoe je omgaat met piekmomenten achter de receptie én wat je kunt doen als het even niet zo druk is:

1. Ken je piekmomenten

Misschien een inkoppertje, maar voordat je de bezetting slim kunt regelen, moet je eerst precies weten wanneer het extra druk is. Zijn de ochtenden hectischer door een piek in afspraken? Loopt het storm vlak voor vakanties en kabbelt het juist voort in de zomer? Of merk je dat vergaderdagen (vaak dinsdag en donderdag) extra telefoontjes en bezoekers opleveren?

Ook handig: kijk niet alleen naar de fysieke receptie, maar ook naar de telefoonlijnen. Zo kun je op beide fronten slim anticiperen op drukte.

2. Zet simme technologie in als extra paar handen

Een warm en persoonlijk welkom blijft belangrijk achter de receptie, maar slimme technologie en Artificial Intelligence (AI) kunnen helpen om de drukte op te vangen. Denk bijvoorbeeld aan een digitale aanmeldzuil voor bezoekers. Zo voorkom je lange wachtrijen en kan de receptioniste zich focussen op persoonlijke service.

Je kunt ook denken aan digitale informatiezuilen of een AI-gestuurde assistent die eenvoudige vragen beantwoordt. En is het vaak druk aan de telefoon? Een slimme chatbot of AI-systeem kan standaardvragen oppakken, zodat de receptie zich kan richten op de écht belangrijke gesprekken.

Lees ook: Receptionist vs. robot: de impact van AI op de receptie

3. Werk met flexibele receptionistes

Zijn er periodes dat jouw receptie eigenlijk té druk is voor alleen jullie vaste receptioniste? Bijvoorbeeld door een meerdaags evenement, in de vakantieperiode of in een specifieke periode van het jaar?

In zulke gevallen is een flexibele receptionist dé oplossing. Via Receptioniste.nl kun je eenvoudig een ervaren extra kracht inschakelen via de flexpool—of het nu voor een paar dagen, weken of langer is. Wij regelen iemand die naadloos in jouw team past, jij betaalt alleen de gewerkte uren. Zo blijft je receptie soepel draaien, zonder je vaste team te overbelasten.

Wil je de flexpool inzeten voor jouw bedrijf? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

4. Slim plannen met je team

Is je receptie maar een paar uur per dag écht druk? Dan kun je kijken naar een optimale personeelsplanning. Laat shifts overlappen op piekmomenten of zet collega’s van een andere afdeling in om bij te springen.

Officeondersteuners kunnen bijvoorbeeld telefoontjes aannemen of gasten verwijzen, zodat je receptioniste zich kan focussen op complexere vragen. En is het juist rustig achter de receptie? Dan kan jouw receptioniste bijspringen op een andere afdeling. Bijvoorbeeld met administratieve taken, agendabeheer of het plannen van een evenement. Dat is nog eens teamwork! 

5. Bereid je team voor met receptietrainingen

Een goed getrainde receptionist maakt het verschil—zeker op drukke momenten. Met een receptietraining leren je receptionistes hoe ze efficiënt en vriendelijk gasten ontvangen, ook als de telefoon rinkelt, de wachtruimte volstroomt en er last-minute verzoeken binnenkomen.

In deze trainingen komen vaardigheden aan bod als snel schakelen tussen taken, duidelijke en professionele communicatie en het omgaan met lastige situaties zoals geïrriteerde klant of een dubbele afspraak. Door het volgen van een receptietraining is de kennis van jouw receptioniste up-to-date én blijven ze zelfverzekerd bezoekers helpen - ook wanneer het extra druk is.

Een receptietraining voor jouw team inplannen? Klik hier voor alle data en informatie